En una derivación hay que relacionar cada hecho que afirma la Administración con el documento que utiliza para probarlo. Después se comprueba qué prueba permite contradecirlo y qué dato sigue sin explicación. Una carpeta de documentos no resuelve esa tarea: conviene indicar qué demuestra cada archivo y a qué deuda, fecha o actuación se refiere.
Para revisar la antigüedad de las deudas, rellena la ficha de fechas y justificantes. La ficha ordena la información, pero no calcula el vencimiento del recurso ni decide si la deuda está prescrita.
Qué hay que probar en cada situación
| Cuestión controvertida | Qué debe probar la Administración | Documentos defensivos habituales |
|---|---|---|
| Cargo de administrador | Debe identificar el nombramiento o ejercicio de funciones y el periodo relevante para la responsabilidad aplicada. | Aporta la certificación histórica, las escrituras, las actas y las comunicaciones que delimiten aceptación, cese y funciones. |
| Gestión efectiva | Debe acreditar quién decidía y controlaba realmente las operaciones, sin deducirlo solo de parentesco, poder o participación social. | Relaciona correos, poderes y accesos bancarios con decisiones concretas y con las instrucciones a los asesores. |
| Culpabilidad | Si el supuesto exige culpa, debe probar la acción u omisión personal que vincula al afectado con el incumplimiento. | Las objeciones, instrucciones de cumplimiento y medidas adoptadas permiten contradecir la conducta que se imputa. |
| Cese de actividad | Debe justificar cuándo terminó materialmente la actividad y qué obligaciones seguían pendientes. | La facturación, los contratos, las bajas de trabajadores y los suministros permiten distinguir cierre real y mera declaración censal. |
| Ocultación de bienes | Debe acreditar la operación, la intervención y la finalidad exigida por el artículo 42.2.a), además del alcance económico. | Conserva contrato, valoración, pagos y destino del precio para explicar la causa y la ejecución real de la transmisión. |
| Sucesión empresarial | Debe explicar qué organización económica continúa y por qué los elementos transmitidos sostienen la sucesión. | Compara inventarios, plantilla y contratos antes y después, señalando también las diferencias operativas verificables. |
| Declaración de fallido | Debe apoyar la insolvencia total o parcial en datos y actuaciones suficientes para el régimen aplicado. | Revisa bienes, cargas, actuaciones de cobro e informes concursales, con sus fechas de conocimiento por la Administración. |
| Cuantificación | Debe individualizar las liquidaciones, los periodos y los conceptos incluidos en el alcance. | Un desglose con justificantes de pagos y anulaciones permite localizar duplicidades o partidas que ya no se deben. |
| Prescripción | Debe justificar el cómputo que utiliza y los actos a los que atribuye efecto interruptivo. | Ordena las notificaciones, recursos y datos de insolvencia; quien invoca una fecha anterior debe identificar el documento que la sostiene. |
Documentación mercantil y registral
- Escrituras de constitución, nombramiento, poderes, cese, disolución y liquidación.
- Certificación histórica del Registro Mercantil, no solo una nota actual.
- Estatutos, actas de junta y del órgano de administración.
- Delegaciones de facultades, organigramas y contratos de alta dirección.
- Cuentas anuales, balances intermedios, libros y memoria.
- Convocatorias de junta, solicitudes de disolución y comunicaciones de dimisión.
Documentación tributaria y recaudatoria
- Propuesta y acuerdo de derivación con todos sus anexos.
- Liquidaciones, sanciones, actas, autoliquidaciones y recursos originarios.
- Providencias de apremio, diligencias de embargo y pagos.
- Declaración de fallido y actuaciones previas frente al deudor principal.
- Acceso o índice del expediente y solicitudes de complemento.
- Notificaciones electrónicas, puestas a disposición y justificantes de acceso.
- Certificados de sucesión de actividad y aplazamientos.
Documentación laboral y de Seguridad Social
- RLC, RNT, altas, bajas, códigos de cuenta y reclamaciones de deuda.
- Actas de liquidación e informes de Inspección de Trabajo.
- Contratos de trabajo, nóminas, cuadrantes y centros de trabajo.
- Contratas, subcontratas, certificados y partes de ejecución.
- Relación de plantilla antes y después de una transmisión.
- Organización, instrucciones y medios de las sociedades vinculadas.
Documentación contable, bancaria y contractual
| Bloque | Qué puede acreditar |
|---|---|
| Extractos bancarios | Permiten reconstruir quién operaba, cómo se pagó el precio y quién recibió el dinero. Deben conectarse con el contrato y la titularidad de los fondos. |
| Mayor y diario | El mayor y el diario contable ayudan a seguir cada operación, su fecha y su contrapartida; un asiento aislado debe contrastarse con el soporte documental. |
| Facturas y contratos | Las facturas y los justificantes permiten comprobar si hubo prestación real, cuándo nació la obligación y qué pagos la redujeron. |
| Tasaciones e inventarios | Las tasaciones e inventarios permiten identificar el bien, su estado y su valor; son relevantes para discutir el límite de una responsabilidad por ocultación. |
| Correos y mensajería | Los mensajes y las instrucciones pueden mostrar quién conocía el problema, quién decidió y qué medidas se adoptaron, siempre que pueda acreditarse su origen. |
| Metadatos y firma electrónica | Los metadatos y justificantes de firma pueden ayudar a identificar fechas, autoría y accesos a plataformas, sin atribuir la decisión a alguien solo por el certificado empleado. |
Documentación concursal
- Solicitud y auto de declaración de concurso.
- Informe de la administración concursal, inventario y lista de acreedores.
- Comunicación de insuficiencia, apertura de liquidación y conclusión.
- Ofertas y autos de venta de unidad productiva.
- Informe y sentencia de calificación.
- Requerimientos y personación de Hacienda o TGSS.
Cómo ordenar un expediente grande
Índice único
Numerar cada documento y registrar origen, fecha y procedimiento.
Cronología
Colocar deuda, cargo, actividad, insolvencia, actuaciones y notificaciones.
Hechos y documentos que los acreditan
Por cada imputación: prueba administrativa, contradicción y documento.
Desglose del importe reclamado
Liquidación, sanción, recargo, interés, pago y saldo.
Actos, recursos y plazos pendientes
Acto, órgano, recurso, plazo, suspensión y procedimiento paralelo.
Carencias
Identificar lo que falta y pedirlo antes de concluir la estrategia.
Qué no conviene enviar en el primer contacto
Para una primera valoración suele bastar una descripción, la clase de notificación, su fecha, el importe y el volumen documental. No remitas inicialmente contraseñas, certificados digitales, historiales médicos, documentos de menores, secretos empresariales extensos ni bases completas de clientes. Una vez conocido el asunto, se concretará qué documentos son necesarios y cómo remitirlos.
Errores probatorios frecuentes
- Aportar cientos de páginas sin explicar qué acredita cada una.
- Guardar solo la primera página de una notificación electrónica.
- Confiar en una nota registral actual que no refleja la historia del cargo.
- Presentar una dimisión sin prueba de entrega o fecha.
- No conservar extractos y correos por pensar que el Registro lo resuelve todo.
- Alterar o reconstruir documentos después de la notificación.
- No pedir el expediente completo y recurrir sobre una versión incompleta de los hechos.
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